Gestion sereine et efficace du travail

Gestion sereine et efficace du travail

Lorsque j’ai démarré mon entreprise, c’était facile : j’avais un seul site web à gérer, aucun client et aucun prestataire. Je savais donc parfaitement ce que je devais faire au fil du temps, sans avoir besoin d’un outil ou d’une organisation particulière.

Peu à peu, les choses se sont complexifiées, nous avons aujourd’hui : 

  • Des centaines de sites web.
  • Des dizaines de clients actifs.
  • Des dizaines de prestataires.

De ce fait, je dois répondre chaque jour à de nombreuses demandes concernant des projets divers et variés. Dans la grande majorité des cas ce n’est presque rien : 

  • Donner une confirmation.
  • Transmettre une information.
  • Valider un travail.
  • Faire un paiement.
  • Envoyer une facture.
  • … 

Ces “presque rien” sont dangereux. Ils sont comme des grains de sable dans une machine bien huilée : oubliez-en un seul, la machine est moins fluide. Laissez-les s’accumuler pendant trop longtemps et la machine calera. Ce sont ces “presque rien” qui sont à l’origine des “Je suis débordé”, “Je ne sais plus où donner de la tête”, “Tout est urgent”…

Un autre risque, c’est que ces demandes engloutissent toute votre capacité de travail et que vous n’ayez plus le temps d’avancer sur de nouveaux projets.

Au fil des années, j’ai mis en place et optimisé un système pour gérer sereinement les tâches. Je ne suis pas le créateur de cette méthode, c’est une adaptation personnelle de celle qui est décrite dans le livre “S’organiser pour réussir” de David Allen, que je vous recommande fortement de lire :

Aujourd’hui, je vais vous expliquer comment fonctionne mon adaptation.

Gérer un “rush”

Au cours des 2 dernières semaines, plusieurs évènements se sont déclenchés simultanément ce qui a engendré une période de travail intense :

  • J’ai nettement baissé le tarif de mon produit “Création de blog de PBN”, de ce fait plusieurs personnes m’ont contacté pour avoir des informations complémentaires et ont passé des commandes.
  • Plusieurs anciens clients ont commandé à nouveau diverses prestations.
  • Deux gros projets client ont été réactivés simultanément, alors qu’ils étaient bloqués depuis des mois car les clients avaient des actions à réaliser.
  • Nous avons démarré le projet SitesPE et j’ai du développer de nouveaux outils pour que Magalie puisse travailler de façon trois fois plus productive.

Bref, une grosse masse de travail m’est tombée dessus de façon assez inattendue. Il n’a pas été évident de la gérer, tout en veillant à respecter les délais, ne rien oublier et rester serein avec tout le monde.

Ces deux semaines ont été un peu rudes, mais finalement ça s’est bien passé (la preuve j’ai même trouvé le temps de rédiger cet article 😉 )

Ceci a été possible grâce à l’utilisation de mon système de gestion des tâches.

Des feuilles blanches, des chemises colorées et un stylo BIC

Mon système de gestion des tâches n’est pas informatisé, il est simplement constitué :

  • De feuilles de papier blanches A4.
  • De chemises en plastique colorées, avec une face transparente.
  • D’un stylo Bic.

Étrangement, je n’ai jamais trouvé d’outil informatique plus efficace que cet équipement basique pour répondre à mon besoin. Pourtant, j’en ai testé plusieurs, sans succès. Je suis même allé assez loin en développant moi-même une version informatique mais elle n’a jamais atteint le niveau de productivité de la version papier.

J’avoue que le fait qu’un outil informatique, développé par moi-même (je suis développeur de métier), pour répondre à mon propre besoin, soit moins performant que des feuilles en papier me trouble profondément. Finalement, l’informatique n’est qu’un outil parmi d’autres, ce n’est pas toujours le plus efficace.

4 niveaux de temporalité

Je distingue 4 niveaux de temporalité :

  • Niveau 1 : Le “nettoyage” des tâches de moins de 2 minutes.
  • Niveau 2 : Les tâches du jour.
  • Niveau 3 : Les tâches en attente.
  • Niveau 4 : Les projets.

Ils ont chacun des caractéristiques et un mode de gestion spécifiques.

Niveau 1 : Le “nettoyage” des tâches de moins 2 minutes

Lorsque je m’installe pour travailler, je jette un œil sur ma boite mail, sur Skype et sur Bulldoz qui sont mes principaux canaux de communication avec mes clients et mes prestataires. Il y a souvent des demandes diverses et variées à traiter : 

  • Un travail livré à valider.
  • Une facture à payer.
  • Une question qui nécessite une réponse.
  • Un document à envoyer (devis, facture, liste de sites, un lien…)
  • Un commentaire de blog à valider.

Lorsque j’ai une demande de ce style, j’évalue le temps qu’il me faudra pour y répondre. Si cette tâche est réalisable en moins de 2 minutes, je la fais immédiatement. Cette méthode a des effets particulièrement bénéfiques :

  • Je ne laisse pas trainer de petites tâches, qui sont une vraie source de “pollution mentale” lorsqu’on est concentré sur une tâche complexe.
  • Je réponds rapidement aux prestataires et aux clients, ce qui ne les bloque pas dans leur travail.

Toutes cumulées, les tâches de moins de 2 minutes peuvent représenter un travail colossal. Il m’arrive parfois de passer une matinée entière à gérer des tâches de moins de 2 minutes. Il faut dire que la réponse à une question en génère souvent d’autres : 

  • “Bonjour, Pourrais-tu me donner des informations sur ta prestation de création de blog de PBN ?”

Tâche réalisable en moins de 2 minutes : je réponds tout de suite.

  • 10 minutes plus tard : “Merci pour les informations, du coup pourrais-tu me dire combien coûterait la prestation pour 3 sites ?”.

Tâche réalisable en moins de 2 minutes : j’envoie un devis tout de suite.

  • 10 minutes plus tard : “Ok, le prix me convient. De quels éléments as-tu besoin pour démarrer ?”

Tâche réalisable en moins de 2 minutes : j’envoie la liste des éléments tout de suite.

  • 10 minutes plus tard : “Ok, voici les éléments, peux-tu valider que tout est bon ?”

Réponse en moins de 2 minutes : je vérifie les élément et je réponds tout de suite.

  • Etc.

Il suffit que quelques interlocuteurs se passent ainsi le relais pour que j’y passe des heures entières… C’est ainsi.

Je dis la matinée car ce type de demandes a tendance à arriver plutôt le matin, l’après-midi est généralement plus calme. De même, le lundi et le mardi sont généralement plus denses en demandes que le jeudi et le vendredi. J’ignore pourquoi.

Lorsqu’une tâche nécessite plus de deux minutes, je l’ajoute à ma liste des tâches du jour.

Niveau 2 : Les tâches du jour

Une fois que le nettoyage des tâches de moins de 2 minutes est terminé, je m’attaque à ma liste des tâches du jour. Par exemple, cela peut-être :

  • Développer une nouvelle fonctionnalité pour un site.
  • Corriger un bug (c’est très rare évidemment 😉 ).
  • Préparer un devis complexe.
  • Rédiger un article de blog.
  • Commander une prestation.
  • Trouver un nouveau prestataire.

Elles sont tout simplement listées sur une feuille blanche :

Ma liste de tâches du jour (j’ai flouté les noms des clients)

Pour savoir ce que je dois faire, je passe en revue les différentes tâches et je commence à réaliser celle qui me semble la plus prioritaire. Il n’y a pas de méthode magique pour déterminer ce qui est prioritaire, ça dépend du contexte et des tâches. Globalement, je priorise de cette façon :

  • Les projets des clients sont plus prioritaires que les projets personnels.
  • Les points qui bloquent d’autres personnes sont plus prioritaires que les points qui ne bloquent personne.
  • Les tâches courtes sont plus prioritaires que les tâches longues.
  • Les tâches faciles sont plus prioritaires que les tâches difficiles.

C’est juste pour vous donner une idée, mais généralement l’arbitrage entre les tâches se fait intuitivement. Chacun sait très bien quelles sont les tâches prioritaires dans son travail… à condition de les connaître précisément (c’est l’un des intérêts de les lister).

Cette liste est toujours devant mon clavier, juste sous mon nez, impossible de l’ignorer. Je pense que cet emplacement stratégique est ma principale protection contre les sirènes de la procrastination sur les réseaux sociaux.

Placée juste sous les yeux, je ne risque pas de l’oublier

Une fois qu’une tâche est terminée, je la barre de la liste, tout simplement. Ce geste est toujours une satisfaction.

  • Je vérifie alors mes mails, Skype et Bulldoz
  • Je nettoie les tâches de moins de 2 minutes.
  • Je choisis une nouvelle tâche du jour à réaliser.

Mon challenge quotidien est de barrer toutes les tâches de la liste. Si j’y parviens, c’est formidable. Si je n’y parviens pas, c’est que je n’avais pas assez de temps pour tout faire, c’est rarement dramatique vu que les tâches prioritaires ont déjà été réalisées durant la journée.

Une liste de tâches terminées

Dans mon système, il n’y a pas jamais d’urgence. Les tâches sont gérées en continue, sans accroc.

Niveau 3 : Les tâches “en attente”

Il s’agit des tâches que je dois réaliser mais qui sont bloquées :

  1. Soit car un client ou un prestataire doit réaliser une action de son côté, comme payer un acompte, livrer un travail, valider un devis…
  2. Soit car il faut attendre une date butoir : relancer des factures impayées, publier un article, participer à une réunion…

1) En attente de la réalisation d’une tâche

Pour les tâches bloquées par un client ou un prestataire, je n’ai rien d’autre à faire à part me souvenir qu’elles existent et qu’elles finiront par être débloquées un jour. Je liste donc ces tâches sur une feuille “En attente”.

Ma feuille des tâches en attente

J’envoie régulièrement des rappels à ceux qui bloquent des tâches afin de faire bouger les choses. Cela permet parfois d’éviter qu’un client oublie complètement son projet. Et oui, c’est une chose qui arrive parfois, même si un solide acompte a été payé !

2) En attente d’une date

Pour ne pas oublier ce type de tâche, j’imprime un simple calendrier mensuel sur lequel j’inscris les tâches qui devront être réalisées à une date précise.

Basique mais efficace

Vous trouverez des calendriers mensuels à imprimer gratuitement via Google (j’ai téléchargé le mien ici).

La feuille “en attente” et le calendrier sont rangés dans une pochette (tout simplement pour éviter de les perdre).

Niveau 4 : Les projets

Actuellement, mon entreprise compte 3 grands projets personnels, j’en ai parlé sur cet article : “Feuille de route 2020-3030” :

  • La rédaction d’un article de blog chaque vendredi.
  • Le développement de “SitesPE”.
  • Le développement de “Bulldoz”.

Chaque projet dispose de sa pochette en plastique dans laquelle il y a :

  • Une liste des tâches à réaliser pour ce projet (bien ordonnée).
  • Des notes contenant les idées qui me viennent à l’esprit pour le projet (en vrac). 

Petit point sur la sauvegarde des idées

L’une des grandes forces de ce système, c’est qu’il permet de conserver facilement des idées. Si j’ai une idée pour l’un de mes projets, même anodine, je la note immédiatement sur un bout de papier, que je mets dans sa pochette. L’idée ne sera pas oubliée : elle est à l’abri dans la pochette, prête à être exploitée plus tard (parfois 5 ans plus tard !). Ceci est particulièrement précieux dans un métier où les idées sont la principale source de richesse 😉

Que faire lorsqu’il n’y a plus rien à faire ?

Lorsque ma liste des tâches du jour est terminée (niveau 2) et les tâches de moins de 2 minutes sont nettoyées alors je souris, le travail est fait.

C’est toujours une victoire 🙂

J’ai compris au fil des années qu’il est profondément déprimant de n’avoir rien à faire. Ne pas avoir de travail est aussi destructeur que d’en avoir trop. J’ignore pourquoi. J’ai l’impression que l’esprit a besoin d’être continuellement occupé “positivement” pour être serein.

De ce fait, une fois que ma liste de tâches est terminée, je sors mes dossiers de projets et je parcours les différentes listes des tâches. Je choisis alors des tâches qui me semblent prioritaires et je les note sur une nouvelle liste de tâches.

Et c’est reparti pour un tour !

Lorsqu’une liste des tâches d’un projet est vide à son tour, je passe en revue toutes les idées qui ont été notées et placées en vrac dans la pochette :

  • Les mauvaises idées sont jetées.
  • Les bonnes idées sont “converties” en tâches afin de les concrétiser.

Vu que j’ai toujours de nouvelles idées, c’est une histoire sans fin, il y a toujours quelque chose à faire. C’est ainsi que mes projets avancent, petit à petit.

Conclusion

Cet outil de gestion de tâches fonctionne très bien dans mon contexte professionnel actuel, mais il sera peut-être beaucoup moins adapté au vôtre. Néanmoins, je pense que c’est une base solide pour la majorité des métiers, afin de :

  • N’oublier aucune tâche.
  • Être réactif avec les clients.
  • Livrer le travail dans les délais.
  • Rester serein dans les périodes de rush.
  • Ne pas procrastiner.
  • Avancer continuellement sur des projets.

N’hésitez pas à décrire votre système de gestion de tâches dans les commentaires, ça m’intéresserait vraiment de pouvoir faire évoluer le mien grâce à vos idées 🙂

2 Replies to “Gestion sereine et efficace du travail”

  1. Salut François, je pense que l’on est un peu tous comme ça le plus souvent la tête dans le guidon et des périodes sous l’eau. Moi suis resté plutôt papier et postit un peu partout collé autour de mon bureau même si j’essais plus ou moins de changer ça.

    1. J’ai testé les post-it, c’est assez pratique mais finalement j’ai arrêté ils ont facilement tendance à se décoller et se cacher n’importe où, ce qui peut engendrer des oublis. C’est aussi déprimant de voir un post-it vieillir et s’encrasser au fil des semaines car il n’est pas prioritaire.
      Bref, bien mais pas top 🙂