Augmentez la productivité de vos chantiers : exemple du « Lego Challenge »

Augmentez la productivité de vos chantiers : exemple du « Lego Challenge »

Le meilleur moyen d’augmenter votre productivité est de vous lancer dans des projets dont la masse de travail n’est pas gérable via votre organisation actuelle.

  • Lancez-vous un projet qui représente 50 fois ce que vous produisez habituellement (par exemple 50 sites, 50 audits, 50 articles…)
  • Théoriquement, vous ne pouvez pas réaliser ce projet avec votre façon de travailler habituelle.
  • Tout en avançant sur ce projet, vous devez prendre du recul afin :
    • d’observer votre façon de travailler
    • de déterminer les points qui vous ralentissent
  • Vous trouverez alors des solutions pour lever ces ralentissements :
    • Nouvelles organisations de travail
    • Nouvelles compétences
    • Nouveaux outils
    • Nouveaux prestataires

Votre productivité augmentera de plus en plus au fil de votre avancée 🙂


Laissez-moi maintenant vous raconter un exemple réel, haut en couleur et tout frais (il date de ce lundi) 🙂

Le Lego Challenge !

Ça faisait plusieurs mois que je voulais proposer un moyen pédagogique pour montrer qu’il est possible d’augmenter nettement la productivité d’un chantier, sans recourir à des technologies complexes ou avoir besoin d’une expertise très pointue.

L’exemple que je vais vous montrer vous semblera probablement enfantin et décalé par rapport à la réalité quotidienne du web… Pourtant, il illustre parfaitement les grands principes que j’exploite pour augmenter la productivité sur mes chantiers SEO 🙂

Et oui, ce qui marche avec les Lego fonctionne aussi pour le SEO : c’est strictement le même processus ! En fait, je pense que ça fonctionne pour quasiment tous les domaines.

L’origine du « Lego Challenge »

Cette semaine, en Espagne, les 3 mois de vacances d’été ont commencé. Pour Liliane (9 ans) et Mathias (7 ans), c’est toujours une source de joie 🙂 Pour nous, les parents, notre sentiment est un peu plus mitigé car il faut s’occuper des enfants tout en trouvant le temps de travailler (nous travaillons chez nous). Cette année, le défi est nettement plus difficile à relever car, à cause du coronavirus, les centres de loisirs sont fermés.

Pas de centre de loisirs cette année

Nous avons donc cherché des moyens de les occuper, notamment en leur donnant des projets à réaliser en autonomie. Je les ai donc mis au défi de relever le « Lego Challenge » : il s’agit de monter toutes les constructions de LEGO qu’ils ont cumulé au fil des années (soit une quinzaine de grosses constructions et des plus modestes). Si ils y parviennent, ils auront droit à une superbe médaille « Vainqueur du Lego Challenge » (en carton). C’est bien les médailles : c’est gratuit et ça motive à fond.

Mise en place du chantier

Les enfants ont donc commencé ce chantier avec le sourire aux lèvres. Les pièces de Lego étaient plus ou moins bien triées dans des sachets individuels (des sacs de congélation pour être précis), mais nous savions tous que ces sacs étaient incomplets. Pour résoudre le problème des sacs , les enfants ont alors vidés tous les sachets dans une grosse caisse (ce qui n’était pas très malin). J’estime qu’il devait y avoir au moins 5.000 pièces de Lego dans cette caisse. En gros ça ressemblait à ça, sauf que ta caisse était remplie à ras bord :

Au début du challenge, cette caisse était remplie jusqu’en haut !

Évidemment, ils ont choisi de réaliser ce chantier dans le salon plutôt que dans leurs chambres… J’ignore pourquoi mes enfants veulent toujours mettre le bazar dans le salon plutôt que dans leurs chambres.

C’est ainsi.

Ils ont ensuite sélectionné leur première construction : le camping-car Lego Friends :

Si vous ne connaissez pas les Lego, voici le minimum d’informations à connaître à ce sujet :

Dans chaque boite de Lego, il y a les pièces nécessaires à la réalisation d’une construction ainsi qu’une notice de montage. La notice de montage est composée de plusieurs étapes :

A chaque étape, l’enfant doit :

  1. Lire le plan pour comprendre ce qu’il faut faire.
  2. Chercher les pièces nécessaires pour réaliser l’étape.
  3. Placer les pièces correctement.

Une fois que c’est fait, l’enfant peut passer à l’étape suivante.

Ainsi de suite jusqu’à ce que la construction soit terminée.

Problème

Très rapidement un gros problème s’est posé : il était très difficile de trouver les pièces. Si la caisse contient 5.000 pièces, la probabilité de trouver une pièce en un seul coup d’œil est de 1 sur 5.000 ce qui est très faible. Les enfants passaient donc la majorité de leur temps à fouiller dans la caisse pour trouver la bonne pièce. Ils ont rapidement commencé à râler :

  • « Pff… C’est nul on ne trouve rien… »
  • « Ça fait une heure qu’on y est et on a toujours pas avancé ! »
  • « J’ai mal au cou. » (à force de rester dans la même position)

Bref, le challenge qui devait être une source de joie était en train de devenir une galère.

En plus « le grattage » perpétuel de la caisse faisait beaucoup de bruit ce qui nous dérangeait dans notre travail. Les voisins d’en-dessous n’allaient pas tarder à venir se plaindre aussi. Bref ça partait mal. 

Papa tu peux nous aider ?

Rapidement les enfants m’ont donc demandé de les aider à chercher les pièces. Forcément, à 3 on a plus de chances de trouver une pièce qu’à 2.

Lorsque je réalise une tâche répétitive, je ne me contente pas de la faire, je prends du recul pour trouver des moyens de la réaliser de façon plus productive. C’est-à-dire d’obtenir le même résultat en fournissant moins de travail ou moins d’énergie.

Première réorganisation

La première chose que j’ai remarqué, c’était que les grandes plaques cachaient la majorité des pièces :

Nous avons donc mis les grandes plaques à part, ce qui permettait d’augmenter nettement la visibilité des autres pièces dans la caisse :

En plus, il était beaucoup plus facile de trouver les grandes plaques vu qu’elles étaient déjà triées à part.

Cette réorganisation n’a nécessité que quelques minutes de travail, qui ont été rapidement amorties par l’augmentation de la productivité sur la tâche « Chercher des pièces » 🙂

Deuxième réorganisation

Au fil des recherches, ma fille m’a fait remarquer que le camping-car utilise quasiment toutes les pièces de couleur verte de la caisse. Je lui ai alors répondu qu’il serait beaucoup plus facile et rapide de mettre de côté toutes les pièces de cette couleur, comme nous l’avons fait avec les grandes plaques. Ma fille a alors commencé à chercher spécifiquement les pièces de cette couleur et les a mis en tas, à côté de la caisse directement sur le sol :

Je n’aime pas que les Lego traînent sur le sol : il suffit que quelqu’un passe à côté et donne un petit coup de pied involontaire pour que les pièces soient dispersées dans tout la salle, notamment sous les meubles. Vu que c’est moi qui soulève les meubles, je préfèrerais que ça n’arrive pas.

Suite à cette remarque, ma fille a mis des pièces dans des sacs congélation qui, à l’origine, servaient à trier les Lego par construction (avant que toutes les pièces soient mélangées dans la grosse caisse).

Le tri des pièces par couleur pouvait donc continuer dans de bonnes conditions : on ne risquait pas de perdre des pièces.

Troisième réorganisation

Trier les pièces par couleur a été rapidement un succès : c’était beaucoup plus facile d’avancer dans les étapes. La construction du camping-car avançait bien. En plus, ce tri permettait de réduire le contenu de la grosse caisse, ce qui facilitait la recherche des pièces des autres couleurs. Constatant les bénéfices de cette méthode, les enfants ont naturellement commencé à constituer d’autres sacs de couleur pour se simplifier le travail 🙂

Autre avantage : les sachets sont faciles à ranger à la fin d’une session. Il est simple de tous les ramasser en les plaçant dans la caisse et de mettre la caisse de côté. C’est vraiment super.

Lorsqu’une nouvelle organisation fonctionne bien, il faut la généraliser.

4ème réorganisation

Malheureusement, les sachets avaient aussi un gros inconvénient : lorsqu’on passe la main dans le sachet pour attraper une pièce, toutes les pièces se déplacent. Il est donc difficile de récupérer une pièce précise dans un sac.

Les enfants avaient résolu ce problème en vidant provisoirement le contenu du sac sur le sol, afin de récupérer facilement les bonnes pièces. Comme je l’ai expliqué précédemment, je n’aime pas trop que les pièces soient directement sur le sol, d’autant plus que le « provisoire » avait fortement tendance à devenir « permanent » (c’est enquiquinant de remettre toutes les pièces dans le sac). Du coup, j’ai proposé de mettre les Lego provisoirement dans des boîtes plutôt que sur le sol. Nous avons naturellement pris les boîtes qui étaient à portée de main :

Le panier des œufs de Pâques
Une boîte à chaussures
Une boîte de Nesquik
La boîte d’un puzzle (qu’on venait de terminer et qui était encore vide)
Une boîte géante de pâte à modeler

Conseils pour les nouveaux et les futurs parents : lorsque vous avez de belles boites, mettez-les de côté. C’est toujours très utile pour ranger les babioles des enfants.

Chaque boîte avait des avantages et des inconvénients :

  • La boite de Nesquik n’était pas assez large, c’était difficile de chercher dedans.
  • Le panier des œufs de Pâques (en fer-blanc) était trop bruyant.
  • La boîte de pâte à modeler était trop haute et la couleur orange translucide gênait la recherche.

Seule la boîte à chaussures et la boîte de puzzle n’avaient pas d’inconvénients.

La boîte de puzzle était cependant plus pratique car elle était beaucoup plus large et moins haute ce qui facilitait nettement les recherches.

En constatant ceci, nous avons décidé d’utiliser uniquement des boites de puzzles pour trier les couleurs. Nous avons donc vidé plusieurs boites de puzzles dans des sacs de congélation :

Et nous avons récupéré les boîtes pour y placer nos pièces de couleur :

Autre avantage : l’ensemble est très facile à ranger, puisqu’il suffit de les empiler et de les mettre dans un coin :

Finalement, le triage par couleur dans des boites de puzzles a permis de :

  • Réduire le temps de recherche des pièces.
  • Faire beaucoup moins de bruit.
  • Stopper les douleurs liées à une mauvaise position.
  • Construire plus rapidement.
  • Limiter les pertes de pièces.

Les chances de finaliser le « Lego Challenge » sont maintenant beaucoup plus importantes 🙂

La migration

Nous avions donc deux systèmes d’organisation qui cohabitaient :

  1. L’ancienne organisation : les pièces mélangées dans la grosse caisse.
  2. La nouvelle organisation : les pièces triées par couleur dans les boîtes de puzzles.

A ce moment du chantier, la grande majorité des pièces sont encore dans la grosse caisse (j’estime qu’il y en avait encore 4.000).

Faut-il conserver les 2 systèmes en parallèle ou faut-il migrer une bonne fois pour toute vers le nouveau système ?

C’est typiquement une question qu’on se pose à chaque fois qu’on réorganise un chantier et il n’y a pas de bonne réponse. Il y a deux possibilités :

  • La migration « immédiate »
  • La migration « au fil de l’eau »

1) Migration « immédiate »

On arrête la production pour faire la migration.

Inconvénients :

  • La production est à l’arrêt tant que la migration n’est pas complètement terminée.
  • Une migration est une tâche longue et répétitive. Ici, il faut prendre chaque pièce de la grosse caisse et la placer dans la bonne boite de puzzle.
  • Si, pour une raison quelconque, le « Lego Challenge » est abandonné ce travail barbant n’aura pas été productif.

Avantages :

  • Vu que la migration est faite en une seule fois, on va être concentré uniquement sur cette tâche. La migration sera faite efficacement et en limitant les erreurs.
  • La suite du chantier bénéficiera d’une organisation plus productive.

2) Migration « au fil de l’eau »

La migration peut-être réalisée petit à petit, tout en maintenant la production. Il faut alors mettre en place une méthode comme celle-ci :

  • Lorsque j’ai besoin d’une pièce, je commence par chercher dans la boîte de puzzle contenant les pièces de cette couleur.
  • Si la pièce n’est pas dans la boîte de puzzle alors je cherche dans la grosse caisse.
  • J’en profite pour collecter toutes les pièces de cette couleur que je trouve et je les place dans la boîte de puzzle correspondante.
  • Je continue jusqu’à ce que je trouve ma pièce.

Petit à petit la grosse caisse se vide, tandis que les boites de puzzles se remplissent.

Inconvénients :

  • Il faut bien comprendre et appliquer systématiquement la méthode (ce qui n’est pas évident pour des enfants de 7 et 9 ans).
  • Il y a un risque d’erreur : si on a mal cherché dans la boite de puzzle, on va perdre du temps à chercher une pièce qui n’est plus dans la grosse caisse.

Avantages :

  • Il n’y a pas d’interruption de la production : tout le monde peut continuer à avancer sur sa construction.
  • Si la méthode est bien appliquée, la migration se fait sans coût supplémentaire.

Finalement, dans notre cas, la question ne s’est pas vraiment posée. Au moment où j’allais exposer les deux possibilités à mes enfants, ma fille a pris les choses en main et à commencer à trier directement la grosse caisse dans les différentes boîtes de puzzles. Cette tâche semblait beaucoup l’amuser ! Deux heures plus tard la grosse caisse était vide et l’ensemble des pièces étaient triées (je n’ai même pas eu le temps de faire une photo de la caisse pleine !).

Le débat entre la « migration immédiate » et la « migration au fil de l’eau » n’a donc jamais eu lieu. Dommage, ça aurait été une bonne leçon.

Ce sera pour une prochaine fois.

Quel est le rapport avec le web ?

Lorsque je démarre un gros projet web, je procède strictement de la même façon. Au démarrage, je me retrouve devant des tâches qui semblent :

  • Complexes.
  • Répétitives.
  • Chronophages.
  • Douloureuses.

Au fil du projet des améliorations de l’organisation apparaissent peu à peu  à condition de prendre du recul et de garder à l’esprit qu’il faut toujours optimiser le processus. Personnellement, avec l’habitude, ça me vient naturellement (en fait, je crois que j’ai toujours eu des facilités pour en faire le moins possible 😉 ).

Pour trouver les améliorations, il faut avoir les mains dedans afin d’être confronté directement aux problèmes et en comprendre précisément les contours. Il ne faut donc pas rester en mode « gestion de projet depuis le cockpit » et ne pas hésiter à « aller dans l’atelier ».

Souvent, une fois que le problème est bien identifié, les solutions sont assez faciles à trouver : il suffit de reculer un peu et de regarder autour de soi. On peut aussi demander à ceux qui ont eu le même problème comment ils ont fait pour le résoudre (sur Google, sur les groupes de professionnels ou sur les réseaux sociaux). Il y a souvent quelqu’un qui a trouvé la solution ou qui vous indiquera des pistes. La résolution d’un problème est l’occasion de découvrir :

  • une nouvelle organisation
  • une nouvelle technique
  • un nouvel outil
  • un nouveau prestataire

Ça permet donc de faire de la veille technologique, ce qui est primordial sur le long terme 🙂

Ce sont les projets ambitieux qui vous permettront de progresser

Si j’avais demandé à mes enfants de réaliser seulement une construction, nous n’aurions pas cherché à optimiser le processus. Nous aurions simplement galéré quelques heures en cherchant dans la grosse caisse. Mais, sachant qu’il allait falloir réaliser beaucoup de constructions, nous nous sommes creusés les méninges pour nous faciliter la tâche.

C’est exactement pour cette raison que je m’impose régulièrement de réaliser des projets disproportionnés par rapport à ma capacité de travail. Par exemple, en ce moment je suis en train de me former à de nouvelles techniques de SEO et j’ai créé plusieurs « sites prototypes » pour les tester. A l’heure actuelle, il me faut au moins 20 jours de travail pour produire un « site-prototype ». Une fois que je maîtriserai bien ces techniques, je pense me lancer dans un chantier de 50 sites, soit l’équivalent de 1000 jours de travail. C’est évidemment impossible à réaliser en l’état actuel : je n’ai pas les moyens de travailler 3 ans à temps plein sur ce projet. Mais ceci n’est pas un problème car je sais que vu l’ampleur de la tâche je vais découvrir :

  • de nouvelles organisations du travail
  • des nouvelles techniques
  • de nouveaux outils
  • de nouveaux prestataires

Tout ceci me permettra d’augmenter la productivité et finalement réaliser mon projet beaucoup plus rapidement.

A noter que dans cet exemple du « Lego Challenge », la nouvelle organisation est venue « naturellement », sans méthodologie particulière. Cependant, la méthode Bulldoz aurait aussi pu être appliquée, je vous invite à la découvrir 🙂

PS : Cet article n’est pas sponsorisé par la marque Lego. Merci à cette marque pour son travail admirable et ses jeux qui font rêver les petits et les grands enfants depuis 70 ans 🙂 Continuez !

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